Agenix 發票小幫手隱私權政策

Agenix 發票小幫手（網址：https://invoice.agenix.bot，以下稱「本服務」）由全境整合行銷股份有限公司（地址：臺北市信義區忠孝東路五段372巷27弄74-1號，以下稱「全境」）營運。全境為本服務個人資料的蒐集者，並依個人資料保護法（以下稱「個資法」）第八條，告知本政策所列事項。

本政策適用於全境透過本服務蒐集、處理及利用的個人資料。加值中心、AI 服務提供者及 Google，依其各自的隱私權政策處理個人資料，不適用本政策。本政策用語，依《使用條款》第一條的定義。

全境蒐集個人資料的目的如下：

一、提供本服務：驗證使用者身分、管理成員與權限、依使用者的操作將電子發票資料傳送至加值中心、保存紀錄、在 LINE 官方帳號提供發票小幫手（以下稱「LINE 小幫手」）、以電子郵件寄送登入驗證碼與邀請，以及以電子郵件或 LINE 傳送審核結果與告警等通知。

二、審核公司申請，並與使用公司聯繫。

三、維護本服務的安全：稽核操作、處理異常與資安事故。

四、受使用公司委託，處理其買方的個人資料，以開立、作廢或折讓電子發票（見第四條）。

前項目的對應的法定特定目的為：〇六九 契約、類似契約或其他法律關係事務；〇九〇 消費者、客戶管理與服務；一三五 資（通）訊服務；一三六 資（通）訊與資料庫管理；一三七 資通安全與管理。

全境不將個人資料用於行銷，亦不出售或出租個人資料。

• 帳號與登入資料：例如電子郵件、登入方式與時間、同意的條款版本、IP 位址、瀏覽器資訊及登入所需的 Cookie（見第八條）；以 Google 帳號登入時，另有 Google 提供的姓名與大頭貼，用於顯示使用者名稱與頭像、預填申請表的聯絡人；以 LINE 登入時，另有 LY Corporation 提供的電子郵件，用於找到使用者在本服務的帳號。來源：使用者本人、Google、LY Corporation 及系統。
• 成員與連線資料：例如所屬公司、角色、成員的加入時間、邀請的對象與邀請時間、AI 服務連線的建立與使用時間，以及 LINE 帳號的綁定（LINE 的使用者識別碼、LINE 名稱及大頭貼，用於 LINE 小幫手、顯示綁定的是哪一個 LINE，及日後以 LINE 登入與接收通知）。來源：公司管理者、平台管理者、使用者本人及 LY Corporation。
• 通知設定：每一種通知以 LINE 或電子郵件接收。來源：使用者本人。
• 公司申請資料：例如公司名稱、統一編號、聯絡人姓名與電話。來源：申請人。
• 開立紀錄與金鑰狀態：例如紀錄編號、操作時間、操作者、發票號碼與金額、公司買方的名稱、統一編號及電子郵件（見第四條），以及金鑰最後由誰、在何時更新（不含金鑰內容）。來源：使用者的操作。
• 預覽資料：例如送出前的發票內容（含買方資料，見第四條）與產生預覽的操作者；送出結果不確定的操作，其發票資料與操作者保留至處理完成。來源：使用者輸入。
• 草稿：使用者存成草稿的發票內容（含買方資料，見第四條）、備註、存的人及存的時間。來源：使用者輸入。
• 客服聯絡資料：透過本服務網站的聯絡表單或 LINE 官方帳號詢問時，使用者填寫的姓名、電子郵件、公司名稱、電話及內容，或 LINE 顯示名稱、大頭貼及對話內容（含傳送的圖片）。來源：使用者本人。
• LINE 小幫手的訊息：透過 LINE 官方帳號傳送的訊息、圖片及檔案（可能包括買方資料，見第四條）。來源：使用者本人及系統。
• 稽核紀錄與系統日誌：例如操作者、動作、操作來源（AI、網頁或系統）、操作對象、結果、IP 位址、告警的收件人與內容，以及平台管理者指定管理者時記下的要求來源。來源：系統。

使用公司透過本服務開立電子發票時輸入的買方個人資料（例如姓名、地址、電子郵件、載具號碼），由使用公司蒐集，並由使用公司依個資法負責告知買方。全境依使用公司的操作受託處理，用於產生預覽，並傳送至加值中心以開立、作廢或折讓電子發票，不為其他目的利用。

買方的個人資料僅於預覽期間加密暫存，預覽結束即清除；使用者存成草稿時，另加密保存至草稿刪除或保存期間屆滿（見第五條）。公司買方的電子郵件記於開立紀錄，隨開立紀錄屆期清除；個人買方的電子郵件、載具號碼及姓名不記錄。使用者透過 LINE 小幫手傳送買方資料時，全境另將其交給 AI 服務提供者整理成預覽（見第六條），並隨對話內容加密保存（見第五條）。

查詢發票時向加值中心取得的內容（可能包括買方名稱或姓名、電子郵件、載具號碼、金額及品項），僅顯示於回覆中，本服務不予保存；查到先前預約開立的發票已開出時，本服務將其補記於開立紀錄。

買方欲行使個資法第三條的權利時，應向使用公司提出。

• 帳號、登入紀錄及條款同意紀錄：帳號不屬於任何公司、沒有待審申請或有效邀請且非平台管理者，而帳號建立及最後登入均已滿三十日時，予以刪除。
• 公司申請：申請經退回者，九十日後刪除聯絡資料，僅保留公司識別資料及條款同意紀錄。
• 開立紀錄：預設二年，公司管理者得於一年至十年間調整，自同一張發票最後一次操作起算；屆期清除操作者、買方等明細，僅保留計算所需的發票資料。
• 草稿：未開出者，保存期間與開立紀錄相同（公司管理者得調整）；已開出者，依其他資料的期間刪除。
• 稽核紀錄：一年；使用公司停用或資料刪除後，仍保存至期滿。
• 系統日誌：九十日。
• LINE 帳號的綁定（含 LINE 名稱及大頭貼）：使用者解除綁定或帳號刪除時刪除。
• 通知設定：帳號刪除時刪除。
• LINE 提供的電子郵件：以 LINE 登入時，僅於當下用於找到帳號，不予保存。
• LINE 小幫手的訊息：對話內容加密保存，保存期間與開立紀錄相同；圖片及檔案的原檔僅於處理期間暫存，不予保存。
• 停用公司的資料：金鑰於停用時立即刪除；停用滿三十日後刪除該公司的資料，僅保留公司識別資料（例如公司名稱及統一編號）。
• 客服聯絡資料：於達成蒐集目的所需期間內保存。
• 其他資料（例如成員資格、邀請、AI 服務連線、預覽、已開出的草稿），包括備份中的副本：於用途結束後最長九十日內刪除。

帳號刪除後，開立紀錄及稽核紀錄中所記當時的電子郵件，依各該紀錄的保存期間處理。

個人資料的利用對象如下：

一、全境：包括平台管理者，於審核申請、停用或恢復使用公司、查看紀錄、處理當事人請求及資安事故時利用。

二、使用公司：同一使用公司的成員依其角色，查詢或匯出該公司的開立紀錄、成員與稽核紀錄等資料。

三、受託廠商：雲端主機、資料庫及登入服務、寄信服務的供應商，依全境的指示處理個人資料。

四、加值中心：收到開立、作廢、折讓、查詢電子發票及驗證載具、捐贈碼所需的資料（含買方的個人資料）。

五、財政部稅籍登記查詢：開立預覽時，以公司買方的統一編號查詢其登記名稱，僅傳送統一編號。

六、Google：使用者選擇以 Google 帳號登入時，由 Google 驗證身分。

七、AI 服務提供者：使用者於 AI 服務對話中輸入的內容及本服務的回覆，依 AI 服務提供者的條款處理，不在本服務保管範圍內。使用者透過 LINE 官方帳號傳送的訊息、圖片及檔案，以及本服務為回覆而查詢的內容（例如開立紀錄與發票內容），由全境交給 AI 服務提供者處理，以判斷是否由 LINE 小幫手回覆、整理成預覽及回覆。

八、LY Corporation：使用者透過 LINE 官方帳號詢問時的對話，以及以 LINE 傳送的通知內容（例如公司名稱與發票號碼），由 LY Corporation 依其隱私權政策處理。

九、依法令有權要求提供的機關。

利用地區：中華民國境內及境外（本服務雲端伺服器所在地區）。Google、AI 服務提供者及 LY Corporation 的處理地區依其各自的政策。

利用方式：全境以電子方式自動處理個人資料，用於第二條所列目的。

全境以加密方式傳輸及保存資料（包括金鑰，以及預覽與草稿中的買方個人資料），各使用公司的資料依公司隔離並控管存取權限，日誌遮蔽敏感資料，開立紀錄與稽核紀錄不可竄改，以保護本服務經手的資料。

本服務網頁僅使用登入所需的 Cookie，用於維持登入狀態及暫存登入流程中的資料，內容經加密；不使用追蹤或廣告 Cookie，亦不使用第三方分析工具。以 Google 帳號登入時，Google 登入頁面的 Cookie 依 Google 的政策處理。

本服務發生個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害的事故時，全境於查明後，儘速以電子郵件通知受影響公司的公司管理者，說明發生的事實、受影響的資料及已採取的措施，並依個資法第十二條以適當方式通知受影響的當事人。事故涉及買方個人資料時，由使用公司依法通知買方。

當事人得依個資法第三條，就其個人資料請求查詢或閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用，以及刪除。請寄信至 service@womedge.com，全境確認身分後，依個資法規定的期限處理；查詢、閱覽或製給複製本不收取費用。本服務目前未提供自行刪除帳號的功能，請求刪除帳號時，亦以前述方式提出。

稽核紀錄及開立紀錄為執行業務所必須，於保存期間內，其中所記的電子郵件得不依請求刪除，全境將告知理由。

此外，使用者得隨時自行匯出所屬公司的開立紀錄、解除自己的 AI 服務連線及 LINE 綁定；公司管理者並得調整開立紀錄的保存期間。

當事人得自由選擇是否提供個人資料。未提供電子郵件者，無法登入及使用本服務；申請人未提供聯絡資料者，無法完成申請；未提供開立電子發票所需的買方資料者，加值中心無法開立該張發票；瀏覽器停用 Cookie 者，無法登入本服務網頁。

本政策的修訂，依《使用條款》第十一條辦理。

對本政策或個人資料處理有任何問題，請寄信至 service@womedge.com。